4 Procesos a automatizar para aumentar ventas en el sector industrial

La gestión del tiempo y las tareas administrativas son un gran reto en la gestión del equipo comercial y la automatización de procesos ayudará a multiplicar ventas en el sector industrial. 

Índice de contenidos

• ¿Qué procesos se pueden automatizar para aumentar las ventas?
• Entrada de nuevos leads
• Cualificación de leads (o lead scoring)
• Gestión de oportunidades de venta
• Elaboración de informes comerciales

Uno de los principales inconvenientes que nos podemos encontrar a la hora de querer optimizar los esfuerzos del equipo comercial es el de la gestión del tiempo en tareas administrativas o de seguimiento de contactos (o leads) que aún no están listos para realizar una compra de un bien o servicio.

Con un software de CRM (Customer Relationship Manager) se pueden llegar a automatizar procesos que ayudarían al comercial a encontrar el momento oportuno para convertir una oportunidad de venta en cliente.

Las automatizaciones sirven para economizar tiempos de trabajo, sobre todo en la gestión de eventos, la agenda de seguimiento de leads y llevar un monitoreo de los indicadores de rendimiento de cada proyecto (KPI's), entre muchos otros beneficios. 

En el caso de los procesos comerciales, sirve para automatizar acciones que tradicionalmente se han hecho de manera manual, casi artesanal, que requerían de mucho tiempo de gestión. Este modus operandi de gestión de oportunidades comerciales está evolucionando poco a poco, aunque hay algunos sectores en los que aún es una dinámica muy extendida. 

Para automatizar es muy importante tener primero en cuenta a qué sector nos estamos dirigiendo, dado que cada negocio tiene sus propios procesos y tiempos a la hora de convertir una oportunidad en venta. En este caso, por la gran cantidad de oportunidades de mejora que tiene, y basado en la experiencia que tenemos en proyectos de este sector, propondremos la automatización de procesos en el sector B2B industrial.

Con el proceso de automatización se pueden optimizar las ventas en el sector B2B industrial y garantizar una mejor capacidad de gestión de las oportunidades de ventas por parte del equipo comercial. 

De este modo, se crea un nuevo paradigma de trabajo en el que el comercial reduce significativamente la parte de su jornada laboral dedicada a tareas administrativas y de gestión, está más centrado en abordar las oportunidades de venta. Todo esto gracias a las automatizaciones que ofrecen algunos softwares de CRM, como por ejemplo HubSpot.

¿Qué procesos se pueden automatizar para aumentar las ventas?

Vamos a centrarnos en cuatro procesos que se pueden automatizar, y que abrirán el horizonte de gestionar un proceso comercial de un modo más eficiente para la fuerza de ventas de una empresa B2B industrial.

Entrada de nuevos leads

En el sector B2B la captación de potenciales clientes se ha centrado tradicionalmente en la realización de llamadas a puerta fría y asistencia a interminables eventos de sector en el que se han trabajado las relaciones comerciales. No hace falta mencionar que el COVID-19 ha cambiado totalmente el paradigma del presencialismo en la captación de clientes, no obstante, la digitalización de este proceso ya se empezaba a intuir antes de la pandemia.

Con la automatización de la entrada de nuevos contactos, se puede recopilar información de interés para personalizar al máximo  el proceso de toma de decisión mediante el envío de contenidos de valor, así como facilitar el seguimiento a nivel comercial del lead.

Una página web corporativa preparada y optimizada para esta finalidad es la herramienta perfecta para recibir oportunidades de venta de forma automática y puede contener los siguientes ingredientes para garantizar una óptima entrada de nuevas oportunidades de venta:

• Landing pages con formularios de contacto: una página de aterrizaje optimizada para prospección comercial, con información de interés y un formulario de contacto en los que se pidan los datos al potencial cliente es una de las vías principales por las que iniciaremos el viaje del contacto por nuestro funnel de ventas. El formulario contendrá preguntas más específicas para empezar a definir en qué punto del proceso de compra se encuentra nuestra nueva oportunidad de venta y toda la información recopilada se volcará a un CRM conectado, que creará automáticamente la oportunidad en el sistema.

  

Se puede dirigir el tráfico a la página de aterrizaje optimizada para prospección comercial desde redes sociales, campañas de mailing o anuncios online que apunten a ella.

• Chatbot: es una herramienta que puede automatizar una conversación con el potencial cliente y puede ayudar a disipar dudas y a empezar a trazar un recorrido de comprador personalizado en los intereses de nuestro contacto. Con un Chatbot se crea una conversación en la que, mediante ciertas preguntas, se puede determinar si el contacto en cuestión es una oportunidad cualificada para ser contactada por ventas directamente. Cuando la fuerza de ventas contacte posteriormente con nuestra oportunidad, tendrá suficiente información para dirigir sus esfuerzos en la dirección correcta, con el ahorro de tiempo y recursos que ello representa.

Tanto el formulario como el Chatbot son medios óptimos para obtener información como, por ejemplo, la facturación anual de nuestra oportunidad de venta, cargo dentro de la empresa o a qué sector pertenece la empresa en cuestión.

Cualificación de leads (o lead scoring)

La cualificación de contactos es algo que se ha hecho tradicionalmente en el sector B2B a base de reuniones, búsquedas por Internet, llamadas telefónicas e interminables entrevistas. Estos métodos más artesanales hacían de la recopilación de información de un potencial cliente, un proceso largo en el que el comercial recopilaba toda la información y la procesaba manualmente. Todo ello además estaba sujeto a los criterios subjetivos de cada profesional, que en base a su propia experiencia, determinaba el punto concreto en el que un contacto estaba cualificado para poder recibir una oferta comercial.

Con la automatización de la cualificación de leads, se reúne toda la información recopilada con los medios anteriormente mencionados y se califica al prospecto en base a unos datos medibles y objetivos. El criterio por el que se puede cualificar un lead será específico para cada tipo de negocio, y ello ayudará al equipo comercial a tener la mayor información posible para poder gestionar las oportunidades de ventas de la manera más eficiente. 

Algunos ejemplos de los criterios que puedes seguir para generar un sistema de lead scoring pueden ser los siguientes:

• Criterios demográficos: los criterios más genéricos serían según rango de edad, cercanía geográfica, situación laboral, nivel de estudios, etcétera. Todos ellos basados en los datos personales del contacto.

  No obstante, de cara a unas ventas B2B industrial, una metodología muy útil para cualificar un lead es la conocida como BANT (Budget, Authority, Need, Timing). Es un método muy completo en cuanto a criterios cualitativos y cubre cuatro preguntas que ayudan a determinar cuándo es el momento adecuado para que el equipo comercial contacte. A mayor presupuesto, posición dentro de la empresa, urgencia por comprar y un lapso de tiempo en el que tiene programado convertirse en cliente más corto, mayor puntuación tendrá en nuestro lead score.

• Criterios conductuales: otro ejemplo de puntuación de lead scoring es el de puntuar las diferentes interacciones que el lead haya realizado con la página web, los emails que le hayan podido llegar o las conversaciones que haya tenido con el equipo comercial.

  

Los criterios para el lead scoring no son excluyentes y lo ideal es combinarlos entre sí para obtener un sistema de cualificación de leads mucho más certero.

Una vez se han determinado los criterios de lead scoring, y en función de la información que se tenga de cada lead, en el CRM aparecerá el listado de oportunidades de venta ordenado según cantidad de puntos; siendo así la oportunidad de venta más cercana a convertirse en cliente como la prioritaria para ser contactada (a más puntos, más interacciones y más probabilidades de convertir). 

La automatización de la cualificación de leads es constante, por lo que los leads irán evolucionando en puntuación a medida que se vayan acercando más al punto de conversión, que se traducirá en un número concreto de puntos.

Gestión de oportunidades de ventas

La automatización de la gestión de oportunidades de ventas hará que el equipo comercial optimice al máximo sus tiempos de gestión para centrarse en lo que realmente importa: convertir oportunidades de venta en clientes.

Uno de los riesgos que corre el comercial que no tiene sus procesos automatizados es que se le enfríen las oportunidades al no poder realizar el seguimiento comercial que éstos puedan requerir. La gestión de una agenda comercial es una tarea compleja que puede requerir de muchas horas al mes, así como la realización de informes y reportes. Todo ello son tareas automatizables que facilitarán la tarea comercial de la empresa B2B industrial. Veamos algunos ejemplos:

• Seguimientos de oportunidades de venta: la automatización del seguimiento de los contactos comerciales puede agilizar el día a día de un vendedor para que éste pueda hacer lo que realmente importa: vender. Hoy en día hay herramientas que se pueden conectar a la bandeja de entrada del comercial y que permiten calendarizar una serie de emails que se van enviando según el lead va interactuando con las diferentes comunicaciones que recibe. El CRM HubSpot, por ejemplo, dispone de la herramienta llamada Secuencias, que permite calendarizar correos electrónicos, enviar de manera automatizada plantillas y añadir recordatorios de tareas para marcar el seguimiento de cada lead de manera automática.

• Cierre y calendarización de reuniones: la agenda es el bien más preciado de un comercial, pero también es una herramienta que requiere de mucho tiempo de gestión para poderla tener actualizada. Una de las opciones disponibles actualmente es la de conectar un calendario, ya sea Google u Office 365, a una herramienta que permite agendar automáticamente citas. El lead que desea calendarizar una demostración de producto o una reunión con el comercial podrá, de manera totalmente autónoma, ver qué huecos hay disponibles para poder cuadrar horarios sin necesidad de intercambiar largas cadenas de correos o llamadas telefónicas. La herramienta Reuniones de HubSpot es una muy buena opción para realizar una automatización de este tipo.

Elaboración de informes comerciales

La posibilidad de tener todo el proceso de ventas del sector B2B industrial digitalizado y automatizado también ofrece la posibilidad de poder obtener datos cuantitativos sobre el estado de salud de nuestro proceso comercial. 

Creación de informes de seguimiento: los softwares de CRM permiten la creación de cuadros de mandos que permiten, a simple vista, poder hacer un monitoreo a tiempo real de los KPI’s que ayuden a hacer un seguimiento de las diferentes campañas comerciales.

Además, la automatización de la creación de los informes de seguimiento y resultados contribuirá a que el equipo de ventas ahorre mucho tiempo en su elaboración. Los CRM permiten seleccionar periodicidad y qué parámetros contendrán estos informes que se generarán automáticamente con todos los datos que sean necesarios. 

De esta manera, el sistema de reporting es mucho más ágil y los equipos tienen una mayor capacidad de reacción si es necesario reforzar alguna campaña o llevar a cabo alguna otra acción diferente para alcanzar objetivos. E incluso ver en qué punto del proceso de toma de decisiones están los leads por si hay que crear acciones específicas para agilizar el cierre de ventas.

Existen en el mercado cientos de herramientas que pueden cubrir todas estas necesidades, pero la búsqueda de ellas e implementarlas dentro de la rutina diaria de tareas puede resultar algo tedioso y difícil. Es por eso que los softwares de CRM, como por ejemplo HubSpot, han ido evolucionando e implementando todas estas funcionalidades en sus tecnologías para que, con un solo aplicativo, sea posible monitorear las etapas del ciclo de ventas de un lead hasta que se convierte en cliente para, posteriormente, fidelizarlo.